CustoDoc
Custodia für Ihre Akten.
Erfasst, durchsucht, versioniert und archiviert Akten rechtssicher, lokal auf dem eigenen Server oder Rechner installiert. Automatisierte Aufbewahrungsfristen, ein manipulationssicheres Hash-Chain-Audit-Log, feingranulare Mandantenrechte und KI-Klassifizierung ohne Cloud-Zwang, in einem zusammenhängenden Produkt.
CustoDoc vs. die Marktlücke
Zwischen alter Aktenmauer und fremder Cloud gab es bisher nichts.
Alte On-Premise-Systeme bieten Datenhoheit, aber Oberfläche und Tempo von vor zehn Jahren, hohe Einstiegskosten und Rollouts über Monate. Moderne Cloud-SaaS-Tools bieten eine zeitgemäße Oberfläche, aber die Akten liegen auf fremder Infrastruktur, für Berufsgeheimnisträger oft von vornherein unzulässig. CustoDoc ist der dritte Weg: lokale Installation, moderne Oberfläche, Einmalkauf statt Abo.
Vom Posteingang bis zum rechtssicheren Archiv
Erfassen, Klassifizieren, Finden, Nachweisen, Freigeben.
Dateien per Drag & Drop ablegen, PDFs mit echter Textebene werden automatisch ausgelesen und landen sofort verschlüsselt im Vault. Ein KI-Vorschlag für Dokumentart und Aufbewahrungsklasse kommt lokal oder per eigenem API-Key, sensible Angaben werden vorher maskiert. Volltextsuche über Titel, Metadaten und echten Dokumenttext, danach frei zusammenstellbare Freigabeschritte nach dem Vier-Augen-Prinzip.
Local-First, Einmalverkauf, air-gapped-fähig
Standalone-Installation, kein Docker, keine Cloud-Pflicht.
Installation als .exe/.msi auf dem Windows-Rechner oder Firmenserver, funktioniert bei rein lokalen KI-Modellen auch vollständig vom Internet getrennt. Einmaliger Kauf, gestaffelt nach Nutzerzahl und Modulen, statt monatlicher Abo-Miete für die Kernsoftware.
Automatisierte Compliance statt Beratungsprojekt
Aufbewahrungsfristen formal bewiesen, nicht nur getestet.
Aufbewahrungsfristen nach GoBD, DSGVO Art. 17 und branchenspezifischen Vorgaben sind im Kern der Software hinterlegt, jedes Dokument bekommt beim Import automatisch eine vorgeschlagene Aufbewahrungsklasse. Legal-Hold friert eine Löschsperre bei laufenden Verfahren zusätzlich ein. Ein Z3-Beweis zeigt über jeden möglichen Systemzustand hinweg, dass eine Löschung ohne Bestätigung oder trotz aktivem Legal Hold technisch unmöglich ist.
Hash-Chain-Audit-Log: Beweis statt Vertrauen
Eine nachträgliche Änderung bricht die Kette, rechnerisch nachweisbar.
Jede Dokumentaktion wird als Ereignis protokolliert, kryptographisch verkettet mit dem Hash des vorangegangenen Eintrags. Die mitgelieferte Demo-Datenbank enthält absichtlich einen manipulierten Eintrag, damit direkt sichtbar wird, dass CustoDoc das erkennt und den exakten Bruchpunkt benennt, statt es zu verschweigen.
KI-Klassifizierung ohne Cloud-Zwang
Pre-Flight PII-Masking, bevor ein Byte einen fremden Anbieter erreicht.
Nach dem BYOK-Prinzip läuft die Klassifizierung vollständig lokal über Open-Source-KI oder über einen eigenen API-Key. Eine lokale Engine erkennt IBANs, E-Mail-Adressen, Telefonnummern sowie über eine gepflegte Begriffsliste auch Mandantennamen und Aktenzeichen, und maskiert sie, bevor eine externe KI sie je sieht, genau der Punkt, an dem § 203 StGB bei Berufsgeheimnisträgern sonst zum Ausschlusskriterium wird.
Verschlüsselter Vault mit zwei Entsperrwegen
AES-256 auf der Platte, Argon2id-Schlüsselableitung.
Dokumentinhalte liegen AES-256-verschlüsselt auf der Platte, entsperrt über eine selbst gewählte Passphrase. Zusätzlich lässt sich derselbe Schlüssel an das aktuelle Windows-Konto binden, sodass der Vault ohne Passphrase-Eingabe entsperrt, solange man an diesem Rechner und Konto angemeldet ist, die Passphrase bleibt parallel als Rückfallebene gültig.
Feingranulare Mandantenrechte, secure by default
Vier Rollen, Zugriff pro Person, nicht pro Installation.
Administrator, Sachbearbeiter, Freigeber und Revisor regeln die Grundrechte. Ein Sachbearbeiter oder Freigeber sieht ohne explizite Freigabe zunächst gar keinen Mandanten, weder Dokumente noch Fristen noch Kennzahlen, ein Administrator schaltet einzelne Mandanten gezielt und jederzeit widerrufbar frei.
Vier-Augen-Freigaben, frei zusammenstellbar
Rechnungsfreigabe, interne Freigabe, Mandatsprüfung.
Freigabeschritte sind keine feste Vorlage, sondern frei kombinierbar nach Rolle und Zweck. Wird während eines laufenden Freigabeprozesses ein Legal Hold gesetzt, bricht der Abschluss sauber und nachvollziehbar ab, statt sich fälschlich als erledigt auszugeben.
Wissensdatenbank: schreiben, veröffentlichen, exportieren
Ein echter Editor, kein Textfeld, mit SEO- und AEO-Vorschau.
Ein eingebauter Block-Editor für Anleitungen, Richtlinien, ein internes Wiki, mit Kategorien, Tags, Titelbild und eigenem Permalink. Echte DMS-Dokumente lassen sich direkt als sichtbare Referenz einbetten. Jede Seite bekommt eine SEO-Vorschau und einen AEO-Bereich mit direkt zitierbarer Antwort, optional inklusive Aufnahme in llms.txt, fertige Seiten lassen sich als eigenständige, navigierbare Website exportieren.
Lokaler MCP-Server für eigene KI-Agenten
Lesend, ausschließlich lokal im eigenen Netz.
Ein bei Ihnen laufender KI-Agent kann über das Model Context Protocol Dokumente und Fristen durchsuchen, Freigaben einsehen und die Audit-Kette sowie die formalen Sicherheitsbeweise prüfen, ohne dass dafür Daten das eigene Netz verlassen.
Zielgruppe: wer seine Akten nicht in eine fremde Cloud laden darf
Kanzleien, Steuerberater, Banken, Gesundheitswesen, KRITIS, Verwaltung.
Primär Berufsgeheimnisträger und regulierte Organisationen mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten: Kanzleien und Notariate (§ 203 StGB), Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (GoBD/HGB), Banken und Versicherungen, Gesundheitswesen, KRITIS-Betriebe (NIS2/BSI) und öffentliche Verwaltung. Sekundär Mittelstand mit eigener IT und genereller Präferenz für Datenhoheit.
Lizenzierung: Einmalkauf statt Abo
Solo, Team, Kanzlei-Edition, Enterprise.
Solo für einen Arbeitsplatz, Team bis zehn Nutzer mit Rollen, Freigabeprozessen und Wissensdatenbank, die Kanzlei-Edition inklusive Mandantenfähigkeit für bis zu 25 Nutzer, Enterprise & Behörden individuell mit unbegrenzten Nutzern und persönlichem Onboarding. Ein Update- und Supportvertrag ist optional und jederzeit kündbar, die Software funktioniert auch ohne ihn unverändert weiter.
Roadmap
Was gezielt bis zum Rollout ausgebaut wird
- Texterkennung (Bild-OCR) für eingescannte Papierdokumente, aktuell werden echte, digital erzeugte PDF-Textebenen ausgelesen
- eIDAS-Signatur als Ausblick für die Enterprise-Edition
Ihr Projekt
Etwas Ähnliches für Ihr Unternehmen?
CustoDoc ist eines von 22 Systemen, die ich vollständig selbst gebaut habe. Schreiben Sie mir kurz, worum es bei Ihnen geht.